Космос-2

Система «Приемная Руководителя» предназначена для автоматизации работы Приемной руководителя по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием.

Основные функции

Формирование и ведение плана мероприятий

• В системе можно формировать план мероприятий в произвольный временной период.
• Система «Приемная Руководителя» обеспечивает наглядное представление списка мероприятий, упорядоченных по дням недели. Руководитель может устанавливать поручения исполнителям и контролировать исполнение.
• В системе можно прикрепить документы по мероприятиям и визитам в любом формате – видео, звуковом, текстовом и в др.
• Программный продукт «Приемная Руководителя» позволяет получать отчеты по мероприятиям, а также ежедневно, еженедельно, ежемесячно составлять планы.
• Система обладает удобным интерфейсом. Настройка экрана, установка размера и вида шрифта производятся по желанию пользователя.
• Реализован механизм предупреждения о начале мероприятия.

Ведение плана визитов

• Система производит оповещение о пришедших или позвонивших лицах с получением информации от руководителя о приеме или соединении с человеком.
• Для выбора решения руководителю достаточно выбрать из справочника соответствующее значение – «соедините», «пригласите», «позвоню сам». Выбранные решения могут быть дополнены или изменены после ввода.
• Система позволяет осуществлять полноценный поиск информации по всем реквизитам, относящимся к посетителям и мероприятиям.
• Чтобы можно было более удобно и быстро выбрать нужное значение или нужного человека, реализована система справочников должностных лиц.
• Для оперативного общения руководителя с сотрудниками приемной есть чат. Для общения в системе и быстрого обмена информацией можно выбрать одного адресата или группу адресатов.

Реализованные проекты

Первая версия системы «Приемная Руководителя» успешно работает:

- в Министерстве внутренних дел РФ

В МВД РФ системой ежедневно пользуются лично Министр внутренних дел, сотрудники его приемной, а также все заместители министра. Система функционирует с 2001 г.

Руководители приемных министра и его заместителей в полной мере ежедневно используют возможности системы для ведения распорядка дня и, особенно, для приема посетителей и звонков.

В МВД РФ отмечают, что данная автоматизированная система существенно облегчила работу приемной, ускорила работу по приему посетителей и звонков, а также облегчила работу по планированию мероприятий и встреч.

- в Государственной Думе Федерального Собрания РФ

В Государственной Думе РФ система «Приемная Руководителя» функционирует с 2004 г.

С системой ежедневно работают лично Председатель Государственной Думы, руководитель секретариата, заместитель руководителя секретариата, а также сотрудники приемной.

В Государственной Думе РФ используются все функции системы в полном объеме. Председатель Думы ведет в системе свой рабочий график, планирует встречи и мероприятия, в которых необходимо принять участие. Прием посетителей и все входящие звонки фиксируются и отрабатываются именно в системе «Приемная Руководителя».

Информация для ИТ-специалистов

Данная система, реализованная на платформе Microsoft .Net, имеет четырехзвенную архитектуру. В организации она функционирует в Intranet и в Интернете, что значительно упрощает установку и эксплуатацию. Благодаря наличию полнофункционального API и документированной структуре базы данных, система может быть интегрирована с программным обеспечением сторонних производителей и уже имеющимися информационными системами. В то же время с учетом специфики хранящейся в системе информации допускается установка системы на отдельном фрагменте сети руководителя и его помощников.

Полезная информация для пользователей систем автоматизации документооборота и делопроизводства Компании ЭОС - https://www.eos.ru/eos_support/