Система «Приемная Руководителя» предназначена для автоматизации работы Приемной руководителя по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием.
Основные функции
Формирование и ведение плана мероприятий
В системе можно формировать план мероприятий в произвольный временной период.
Система «Приемная Руководителя» обеспечивает наглядное представление списка мероприятий, упорядоченных по дням недели. Руководитель может устанавливать поручения исполнителям и контролировать исполнение.
В системе можно прикрепить документы по мероприятиям и визитам в любом формате – видео, звуковом, текстовом и в др.
Программный продукт «Приемная Руководителя» позволяет получать отчеты по мероприятиям, а также ежедневно, еженедельно, ежемесячно составлять планы.
Система обладает удобным интерфейсом. Настройка экрана, установка размера и вида шрифта производятся по желанию пользователя.
Реализован механизм предупреждения о начале мероприятия.
Ведение плана визитов
Система производит оповещение о пришедших или позвонивших лицах с получением информации от руководителя о приеме или соединении с человеком.
Для выбора решения руководителю достаточно выбрать из справочника соответствующее значение – «соедините», «пригласите», «позвоню сам». Выбранные решения могут быть дополнены или изменены после ввода.
Система позволяет осуществлять полноценный поиск информации по всем реквизитам, относящимся к посетителям и мероприятиям.
Чтобы можно было более удобно и быстро выбрать нужное значение или нужного человека, реализована система справочников должностных лиц.
Для оперативного общения руководителя с сотрудниками приемной есть чат. Для общения в системе и быстрого обмена информацией можно выбрать одного адресата или группу адресатов.
Реализованные проекты
Первая версия системы «Приемная Руководителя» успешно работает:
- в Министерстве внутренних дел РФ
В МВД РФ системой ежедневно пользуются лично Министр внутренних дел, сотрудники его приемной, а также все заместители министра. Система функционирует с 2001 г.
Руководители приемных министра и его заместителей в полной мере ежедневно используют возможности системы для ведения распорядка дня и, особенно, для приема посетителей и звонков.
В МВД РФ отмечают, что данная автоматизированная система существенно облегчила работу приемной, ускорила работу по приему посетителей и звонков, а также облегчила работу по планированию мероприятий и встреч.
- в Государственной Думе Федерального Собрания РФ
В Государственной Думе РФ система «Приемная Руководителя» функционирует с 2004 г.
С системой ежедневно работают лично Председатель Государственной Думы, руководитель секретариата, заместитель руководителя секретариата, а также сотрудники приемной.
В Государственной Думе РФ используются все функции системы в полном объеме. Председатель Думы ведет в системе свой рабочий график, планирует встречи и мероприятия, в которых необходимо принять участие. Прием посетителей и все входящие звонки фиксируются и отрабатываются именно в системе «Приемная Руководителя».
Информация для ИТ-специалистов
Данная система, реализованная на платформе Microsoft .Net, имеет четырехзвенную архитектуру. В организации она функционирует в Intranet и в Интернете, что значительно упрощает установку и эксплуатацию. Благодаря наличию полнофункционального API и документированной структуре базы данных, система может быть интегрирована с программным обеспечением сторонних производителей и уже имеющимися информационными системами. В то же время с учетом специфики хранящейся в системе информации допускается установка системы на отдельном фрагменте сети руководителя и его помощников.
Полезная информация для пользователей систем автоматизации документооборота и делопроизводства Компании ЭОС - https://www.eos.ru/eos_support/